지원자 관리 시스템(ATS ; Applicant tracking systems)은 많은 구직자들의 골칫거리다. 고용주들이 기업 전체의 빈 자리를 관리하고 구직자들의 이력서를 걸러내기 위해서 사용하는 이런 시스템을 이용한다. 그리고 이로 인해 이력서를 제출하는 지원자 중 75%가 면접조차 볼 수 없다고 직업 검색 서비스 제공업체 프렙텔(Preptel)이 밝혔다.
많은 구직자들이 알고 있듯이 지원자 관리 시스템의 문제는 시스템에 근본적인 결함이 있다는 것이다. 게다가 그 결함은 매우 치명적이다. 어떤 구직자의 이력서가 형식이 맞지 않거나 적절한 키워드 또는 문구를 포함하지 않을 경우 지원자 관리 시스템은 해당 이력서를 잘못 파악하고 지원자의 자질에 상관없이 해당 구인 광고에 적합하지 않은 것으로 판단한다.
캘리포니아 오클랜드에 위치하고 있는 인력관리 부문의 연구 및 자문 서비스 기업 버신 & 어소시에이츠(Bersin & Associates)도 지원자 관리 시스템의 약점을 인정했다. 지난해 버신 & 어소시에이츠는 한 실험에서 임상 실험자에 적합한 이상적인 지원자를 위한 완벽한 이력서를 만들어 냈다. 이 기업은 이력서를 직무 분석표에 맞추고 지원자 관리 시스템의 선두주자인 탈레오(Taleo)의 시스템에 해당 이력서를 제출했다.
버신 & 어소시에이츠는 이력서가 지원자 관리 시스템 내에서 어떻게 해석되는지를 연구하는 중, 이력서 상에서 고용주 앞에 날짜가 입력되어 있다는 이유로 지원자의 이력이 통째로 사라진 것을 발견했다. 또한 해당 지원자 관리 시스템은 지원자의 여러 교육 학위를 인식하지 못했고 이로 인해 채용자 입장에서는 지원자가 해당 직위에 필요한 교육을 받지 못했다고 인식할 수 밖에 없었다. 최종 결과: 버신 & 어소시에이츠가 제출한 이력서는 지원자 관리 시스템의 오류로 인해 43%의 관련성 밖에 없는 것으로 판단되었다.
해당 기업의 CEO 겸 사장 조지 버신은 모든 지원자 관리 시스템이 이력서를 분석하기 위해서 동일한 소프트웨어를 사용하기 때문에 이번 실험 결과가 탈레오 뿐만이 아니라 대부분의 일반적은 시스템에도 그대로 적용될 것이라고 분석했다.
그렇다면 여기서 지원자 관리 시스템과 관련된 질문이 나올 수 밖에 없다. 이런 결함 때문에 훌륭한 지원자들이 제대로 된 기회조차 얻지 못하는 상황에서 고용주들은 왜 굳이 이 시스템을 사용할까?
그 이유는 간단하다. 버신은 이런 시스템이 채용 담당자의 편의를 높여주기 때문이라고 말한다. 지원자 추적 시스템은 초기 평가를 수행하고 시스템이 가장 관련성이 높은 것으로 평가한 10명의 지원자만을 추려냄으로써 채용 담당자의 귀중한 시간을 아끼게 해 준다. 또 비록 일부 훌륭한 지원자들이 걸러진다 하더라도 채용 담당자들은 여전히 지원자를 골라낼 수 있다.
이력서를 걸러내기 위해서 고용주들이 지원자 관리 시스템에 의존하는 한 구직자들은 자신들의 이력서가 시스템을 무사히 통과하도록 하기 위해서 이런 시스템이 정확히 어떻게 작동하는지 이해해야 한다.
프렙텔의 CEO 존 참피는 지원자 관리 시스템에 관해 정통하다. 그는 예전에 지원자 관리 시스템 제조사인 섬토털 시스템즈(SumTotal Systems)에서 디렉터로 근무했으며, 현재 그가 운영하고 있는 기업은 구직자들이 이런 시스템을 통과할 수 있도록 돕고 있다. 참피는 지원자 관리 시스템이 어떻게 작동하며 이를 통과하기 위해서 지원자들은 자신의 이력서를 어떻게 작성해야 하는지에 관한 비밀을 공유했다.
지원자 관리 시스템이 이력서의 관련 정도를 매기는 방법
많은 구직자들은 지원자 관리 시스템이 지원자의 이력과 특정 구인광고의 관련 정도를 평가하기 위해서 키워드에 의존하고 있다고 생각하곤 한다. 그리고 그들은 구인 광고에서 고용주 또는 지원자 관리 시스템에 중요할 것 같은 키워드를 찾아내고 이런 키워드를 자신들의 이력서에 포함시킨다.
그러나 사실 지원자 관리 시스템에 가장 중요한 것은 키워드 또는 키워드 문구의 독자성 또는 "희귀성"이라고 참피는 말했다. 즉, 키워드와 문구가 특정 구인 광고와 구체적으로 맞아 떨어져야 한다는 것이다. 한 기업의 모든 구인 광고를 "관찰하는" 지원자 관리 시스템은 구체적인 구인 광고의 어떤 키워드와 문구가 해당 구인 광고에 유일무이한지를 결정한다고 참피는 전했다.
그리고 나서 해당 시스템은 구직자의 이력서가 각각의 키워드와 문구에 얼마나 근접하는지 그리고 구직자의 이력서의 얼마나 많은 키워드 문구가 포함되어 있는지를 기반으로 점수를 매긴다고 그는 덧붙였다.
채용 담당자가 지원자 관리 시스템에서 지원자의 이력서를 볼 때 보는 것
채용 담당자가 지원자 관리 시스템이 좋은 점수를 매긴 지원자의 이름을 클릭하면 지원자가 제출한 이력서를 보게 되는 것이 아니다. 사진에서처럼 채용 담당자는 지원자 관리 시스템이 지원자의 이력서에서 데이터베이스로 추출한 정보를 보게 된다.
"이것은 지원자들이 생각하는 것과는 완전히 다른 것이다"라고 참피는 말했다.
지원자 관리 시스템은 지원자의 이름, 연락처 정보, 경력, 직함, 교육, 고용주의 이름, 근무 기간 등 이력서 상의 정보를 위한 상이한 데이터베이스 필드를 포함하고 있다. 시스템은 구직자의 이력서에서 이런 정보를 찾아내려고 노력하지만 이력서가 지원자 추적 시스템에 맞추어 작성되지 않았을 경우, 이런 정보를 적절한 필드로 추출하지 못한다. 이런 과정에서 자격증 정보나 요약 정보가 통째로 사라질 수도 있다고 참피는 지적했다.
지원자 관리 시스템에 이력서를 최적화시키는 5가지 팁
구직자들은 아래의 팁을 활용하여 지원자 추적 시스템을 통과할 수 있는 가능성을 높일 수 있다.
1. 이력서를 절대로 PDF 형식으로 제출하지 말라. 지원자 관리 시스템에는 PDF 문서를 구조화할 수 있는 표준 방식이 마련되어 있지 않기 때문에 잘못 해석할 가능성이 높다.
2. 표 또는 그래픽 요소를 포함하지 말라. 지원자 관리 시스템은 그래픽 요소를 읽어 들일 수 없고 표를 제대로 해석하지 못한다. 지원자 추적 시스템은 사람처럼 표를 좌측에서 우측으로 읽는 대신에 위/아래로 읽는다.
3. 긴 이력서는 마음 놓고 제출하라. 이력서의 길이는 지원자 관리 시스템에 아무런 영향을 끼치지 않는다. 지원자 추적 시스템은 길이에 상관없이 이력서를 스캔 한다. (예를 들어 3~5쪽 분량의) 긴 이력서를 제출하게 되면 더욱 많은 관련 경험, 키워드, 문구 등을 포함시킬 수 있기 때문에 더 높은 관련성 점수를 받을 가능성이 높아진다.
4. 경력은 "경력"으로 기술하라. 구직자들은 종종 자신의 경력을 "전문 경력" 또는 "직무 경력" 등으로 기록한다. 또는 다른 제목을 붙이기도 한다. 참피는 "사람들은 좀 더 튀기 위해서 창의성을 발휘하지만 실상은 그 반대이다. 컴퓨터는 '경력'이라는 제목을 찾지 못해 경력을 아예 누락시키는 경우도 있다"라고 말했다.
5. 경력을 기록할 때 날짜부터 기록하지 마라. 지원자 관리 시스템이 자신의 경력을 제대로 파악하고 정보를 추출하기 원한다면 반드시 고용주 명, 자신의 직함, 해당 직위에 채용된 날짜 순으로 기록해야 한다. (각각 한 줄씩 차지해도 된다.) 참피에 따르면 지원자 관리 시스템은 기업명을 우선적으로 찾는다. 따라서 절대로 자신이 해당 직위에 채용된 날짜를 먼저 기록하면 안 된다. ciokr@idg.co.kr
출처: http://www.ciokorea.com/news/11827?page=0,1
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